7 claves para digitalizar tu organización con éxito

La digitalización implica el uso estratégico de la tecnología para mejorar los procesos internos de una entidad, optimizar la relación con beneficiarios actuales y potenciales y adaptarse a un entorno social en constante cambio.

El primer paso para  digitalizar una entidad es desarrollar una estrategia clara y una visión de cómo la tecnología puede mejorar los diferentes áreas de trabajo de una ONG o fundación. Esto implica identificar los objetivos generales y específicos que se desean lograr a través de la digitalización y definir los indicadores clave de desempeño para medir el progreso. Es fundamental acompañar estas acciones por unas líneas de acción claras que proporcionen la dirección necesaria para impulsar la transformación digital de manera efectiva.

¿Qué entendemos cuando hablamos de digitalización del Tercer Sector?

La digitalización no se trata sólo de implementar nuevas herramientas y tecnologías, sino también de fomentar una cultura digital dentro de la entidad. Esto implica formar, acompañar y empoderar a los empleados y a las personas voluntarias para que adopten nuevas tecnologías, se adapten a los cambios y aprovechen al máximo las oportunidades digitales. Una cultura digital promueve la innovación, la colaboración y la agilidad en la toma de decisiones.

La digitalización permite optimizar los procesos internos de la entidad, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad. Al identificar los procesos clave que se pueden automatizar o mejorar mediante el uso de tecnología, se pueden eliminar tareas manuales repetitivas, reducir errores y acelerar el tiempo de respuesta. Al digitalizar los procesos también se facilita la recopilación y el análisis de datos, lo que brinda información valiosa para la toma de decisiones informadas que puedan impulsar el alcance de la actividad.

La digitalización ofrece numerosas oportunidades para mejorar la experiencia de las personas beneficiarias. Normalmente, cuando hablamos de plan para digitalizar una entidad, entendemos que se trata de presencia digital y herramientas básicas pero la digitalización no es solamente esto. Al mismo nivel de digitalización básica, podríamos hablar de implementación de canales digitales, como aplicaciones móviles, sitios web interactivos (accesibles para todas las personas) y atención al cliente en línea (chatbots), las entidades pueden brindar un servicio más personalizado y conveniente. Esto también ayuda a realizar mejoras en nuestra forma de trabajar, como en la gestión administrativa, en el departamento de RRHH o en la cadena de procesos. Además, en un estado algo más avanzado de la digitalización, el análisis de datos permite comprender mejor las necesidades y preferencias de los clientes, lo que facilita la personalización y el cambio de enfoque de los productos y/o servicios.

Claves para digitalizar tu entidad

1. Estado de mi organización.
   

   Antes de tomar cualquier decisión para realizar cambios, es importante que evalúes el estado concreto de tu entidad a través de un test de maduración digital. También es recomendable realizar un análisis DAFO, que te ofrecerá la información necesaria para establecer prioridades y comenzar a plantear el desarrollo digital de tu negocio.

2. Formación y acompañamiento del equipo.
   Analizar los perfiles con los que cuentas en tu entidad para conocer sus necesidades, el grado de capacitación en habilidades y las competencias de cada persona, es fundamental para poder asumir las funciones y roles necesarios.

3. Automatización de tareas repetitivas y liberación de recursos.
   En ocasiones, la digitalización suele estar enfocada a evitar la repetición de documentos de trabajo o tareas, mejorar la productividad y disminuir costes de producción, para ello es importante saber identificar herramientas que permitan mecanizar estos procedimientos.
   
   
4. Crea una estrategia digital.
   Este paso es imprescindible. Debemos pensar en la estrategia que nos guiará a la hora de trabajar para conseguir unos objetivos concretos. Importante pensar en el entorno, en la cultura de tu entidad, la inversión económica y la sostenibilidad y las prioridades.
   
   
5. Ten en cuenta la seguridad.
   

   Garantiza la ciberseguridad de tu sitio web, de tus redes sociales y demás presencia y herramientas digitales (como la nube de almacenamiento). Asegúrate de elegir un servidor adecuado, trabaja para que tu sitio web sea seguro y elige la autenticación en dos pasos si es necesario.

6. Atención al marketing digital.
   Puedes explorar el marketing digital como una línea de trabajo dentro de la digitalización. Tendrás que seleccionar en qué canales de comunicación digital tendrás presencia y de qué forma llevarás a cabo tu estrategia. La principal y básica es tu sitio web. Es la cara visible de toda tu labor en el entorno digital. Tras esto, será importante que desarrolles un plan de contenidos y las técnicas de posicionamiento SEO que le correspondan.
   
   
7. Analiza los resultados y crea dinámicas datadriven.
   

   Conocer a tu público beneficiario, analizar los resultados o feedbacks obtenidos te ayudará a enfocarte en lo que interesa, lo que necesita y lo que les atrae.

Al seguir las claves mencionadas anteriormente, las organizaciones pueden aprovechar al máximo los beneficios de la transformación digital, mejorando la eficiencia, optimizando la experiencia del cliente y fomentando la innovación. La digitalización no es solo una tendencia, es un elemento fundamental para el crecimiento y el éxito a largo plazo de cualquier entidad actual.