Cómo acertar eligiendo un CRM para fundaciones, ONG o asociaciones

Las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan gestionar la relación con sus donantes, potenciales personas beneficiarias y colaboradores, al igual que el resto de sectores. Los CRM (Customer Relationship Management) se concibieron como herramientas para empresas con ánimo de lucro pero, a lo largo de los años, muchas marcas comerciales han evolucionado y se han adaptado a las necesidades del sector.

¿Cómo acertar eligiendo el CRM más adecuado para una fundación, ONG u otro tipo de entidad del Tercer Sector?

Para el Tercer Sector, los CRM tuvieron una puerta de acceso a través de las líneas de trabajo de fundraising y captación. Con la evolución de las herramientas y la digitalización del sector, de un CRM se espera, además, funcionalidades de gestión y seguimiento de proyectos. 

¿Qué es un CRM (Customer Relationship Management)?

El CRM es una herramienta pero también una metodología de gestión de relaciones con bases de datos unificadas, que ayuda a las organizaciones a gestionar y mejorar sus relaciones con sus públicos objetivos. El CRM se centra en la calidad y eficacia de las interacciones entre las personas y la entidad, desde el punto de vista del usuario. Esto incluye el mantenimiento del contacto activo, así como la identificación de necesidades y preferencias para incrementar su participación en las actividades de tus proyectos o para atraer nuevos potenciales beneficiarios.

La herramienta tipo CRM se utiliza también para obtener información sobre los comportamientos y preferencias tanto actuales como potenciales del usuario final (la persona) gracias a las posibilidades de segmentación y recopilación de información útiles que ofrecen. Esto te permitirá saber con qué información impactar a qué personas y, también, en dónde merece la pena realizar más esfuerzos.

Por qué es importante que las ONG tengan un CRM

Hay tres líneas en las que un CRM puede aportar valor para una entidad sin ánimo de lucro: 

1. A nivel estratégico. Con un plan general de la entidad bien definido como pilar fundamental de la transformación digital, un CRM ayudará a aumentar tus potenciales donantes, voluntarios e incluso proyectos, facilitando el cumplimiento de objetivos. 
2. A nivel ejecutivo. Un CRM ayuda en la gestión y seguimiento de proyectos, así como en la coordinación de los diferentes equipos y la fluidez del trabajo. Con las configuraciones adecuadas, permite incluso apoyar la justificación de proyectos y gestionar las transacciones bancarias de los donantes.
3. A nivel de las personas beneficiarias. Esta herramienta permite que los contactos de tus bases de datos reciban solo la información que les interesa (segmentación por temáticas) y del modo que prefieran (identificación del método de contacto favorito). Por lo que mejorará la calidad de la interacción de tu actividad con los usuarios finales.

Claves para tener éxito eligiendo un CRM para el Tercer Sector

Un CRM adecuado para la actividad de una entidad sin ánimo de lucro debe englobar como mínimo la gestión de usuarios, marketing digital y estrategia relacional. 

Además, debe ser una herramienta útil para la obtención de informes y seguimiento de proyectos y otro tipo de actividades de tu entidad. Los CRM suelen ofrecer módulos de reportes y analítica que te ayudará a hacer un seguimiento de tu base de datos. La unificación de esta información te facilitará la toma de decisiones estratégicas para plantear futuros proyectos o acciones de difusión, captación y sensibilización.

A su vez, los paneles de seguimiento que ofrecen estos módulos de analítica facilitan el control de la actividad de tu entidad así como el cumplimiento de los KPI por parte de tus equipos.

Por último, a la hora de elegir un CRM recomendamos que éste sea en la nube para facilitar el acceso a los equipos que van a trabajar con la herramienta y cubrir los estándares de seguridad.

Módulos especiales de CRM para organizaciones sin ánimo de lucro

Existe un módulo (o conjunto de configuraciones) que marca la diferencia entre CRM para entidades no lucrativas y para lucrativas: aquel dedicado a la gestión de socios y donantes.

Gracias a las adaptaciones de los componentes tradicionales cliente-empresa de un CRM, estas herramientas te permitirán controlar tu base social, incluidos los modelos necesarios para la Agencia Tributaria y los certificados de donación.

A esta generación de documentación oficial hay que sumar, además, la posibilidad de llevar el control de pagos, devoluciones de recibos, donaciones puntuales y más información, tanto de tu base social actual como de antiguos donantes.

Con estos módulos específicos y su unión con relación de bases de datos, marketing y estrategia, tendrás mayor control sobre el proceso de fundraising.