Gestión de proyectos: herramientas que pueden ayudarte en tu labor social

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías y técnicas que se aplican para planificar, ejecutar y finalizar proyectos de manera eficiente y efectiva. Implica la coordinación de recursos humanos, financieros y materiales para alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo determinado.

Este enfoque sistemático asegura que todas las fases de un proyecto, un programa o un plan, desde su inicio hasta su conclusión, se gestionen adecuadamente, garantizando la calidad y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

¿En qué consiste la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos se descompone en varias fases clave:

Fase de iniciación, la cual involucra la definición del proyecto y la identificación de los stakeholders.

Fase de planificación: Durante la cual se desarrollan cronogramas detallados y se asignan recursos.

La fase de ejecución es donde se llevan a cabo las actividades del proyecto según lo planificado.

En las fases de monitoreo y control se lleva a cabo un seguimiento constante del progreso y la gestión de riesgos para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto.

Finalmente, en la fase de cierre, se revisan los resultados, se documentan las lecciones aprendidas y se disuelve el equipo del proyecto (en caso de haber sido formado ex profeso).

Ventajas para las entidades del Tercer Sector

Para las entidades sociales, la gestión de proyectos favorece en numerosas situaciones y ofrece diversas ventajas, tales como implementar mejoras en la utilización de los recursos de la ONG, lo cual es crucial para entidades que a menudo operan con presupuestos limitados.

Además, se favorecen aspectos como la transparencia y la rendición de cuentas, ambos esenciales para mantener la confianza de los donantes y otras personas, como voluntariado u otras entidades colaboradoras.

También se ven facilitadas tareas como la medición del impacto y la efectividad de los proyectos, proporcionando datos valiosos para una planificación futura coherente y la toma de decisiones estratégicas.

Por otra parte, la gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a mejorar su eficiencia y efectividad al proporcionar un marco estructurado para la ejecución de actividades. Al utilizar técnicas de planificación y monitoreo, se puede identificar y mitigar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto no solo asegura que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también maximiza el impacto de cada iniciativa, permitiendo a las organizaciones alcanzar sus objetivos de manera más efectiva.

Herramientas que pueden ayudarte 

Existen diversas herramientas digitales que pueden facilitar la gestión de proyectos en el sector social.

Por ejemplo, Trello es una plataforma de gestión visual de proyectos que utiliza tableros, listas y tarjetas para organizar tareas de manera intuitiva.

Asana ofrece funcionalidades robustas para la gestión de tareas y la colaboración en equipo, permitiendo un seguimiento detallado del progreso del proyecto.

Slack es excelente para la comunicación en tiempo real y la colaboración entre equipos dispersos, mientras que Google Workspace proporciona un conjunto de herramientas colaborativas como Docs, Sheets y Drive para la creación y compartición de documentos.

Para una gestión de proyectos más avanzada, herramientas como Zapier e Integromat pueden automatizar flujos de trabajo y tareas repetitivas, liberando tiempo para que el equipo se concentre en actividades de mayor impacto.

En términos de ciberseguridad, LastPass puede gestionar y proteger contraseñas de manera segura, y Cloudflare ofrece protección contra ataques DDoS y optimización de rendimiento web. Estas herramientas no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también aseguran la integridad y la seguridad de los datos, aspectos críticos para cualquier entidad del tercer sector.