Digitalización del plan de acogida de una entidad sin ánimo de lucro

Hasta hace poco, muchas ONGs tenían una cultura en la que muchos de sus procesos y documentos se manejaban en papel o en formatos no digitales. Esto podía llevar a varios problemas, como la falta de accesibilidad a la información, dificultades para actualizar y compartir documentos, y una mayor ineficiencia en la gestión de procesos.

En el caso concreto de procesos de acogida, la falta de digitalización puede dificultar la llegada de las nuevas personas a tu equipo, ya sea como trabajador/a o como a tu voluntario/a.

¿Por qué no facilitar este primer paso y permitir que las nuevas incorporaciones tengan una acogida más integral y optimicen su tiempo desde el primer día?

Gracias a los cambios que se han producido con la digitalización del Tercer Sector en los últimos años, a día de hoy es lícito proponer una mayor adopción de la tecnología en ciertos procesos internos, como puede ser el de la acogida. Siempre con el objetivo de mejorar la eficiencia, la colaboración y la transparencia.

Beneficios de la digitalización del plan de acogida para una ONG

Al igual que para el resto de empresas de otros sectores, la digitalización de los planes de acogida para nuevo personal de una ONG puede proporcionar beneficios como:

• Accesibilidad: los documentos digitales son fácilmente accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite a los nuevos empleados acceder a la información necesaria para comenzar a trabajar de manera eficiente. La digitalización de este proceso permite, además, cumplir con estándares de accesibilidad universal según las necesidades de tu personal.
• Facilidad de actualización: los documentos digitales pueden ser actualizados y modificados fácilmente, lo que garantiza que la información siempre esté actualizada en sus últimas versiones. Las versiones más antiguas de documentos (antiguos patronatos, memorias, planes de igualdad o protocoles de denuncia) pueden estar archivadas y no mostrarse, pero sí almacenadas para mantener un orden y trazabilidad.
• Ahorro de costos y sostenibilidad. Mejora de la seguridad: la digitalización de los documentos puede ayudar a reducir los costos de impresión y almacenamiento de documentos en papel, con la mejora de seguridad que esto implica.
• Mejora de la colaboración: los documentos digitales pueden ser compartidos fácilmente entre diferentes departamentos y personas, lo que mejora la colaboración y la comunicación en la ONG.
• Mayor eficiencia: La digitalización de los documentos permite una mayor eficiencia en la gestión de los procesos de acogida de nuevos empleados de una ONG, ya que agiliza los tiempos de respuesta, el seguimiento de firmas y el archivado.

A efectos prácticos, un ejemplo podría ser la digitalización del plan de acogida de tu ONG a través de una plataforma donde se realiza un archivado documental colaborativo y en la que las nuevas incorporaciones pueden acceder, completar información y firmar los documentos necesarios.

A su vez, las personas responsables (recursos humanos, managers, financiero, etc) pueden llevar un seguimiento sencillo de qué vídeos han sido vistos, qué documentación ya ha sido leída, cuál ha sido firmada o qué datos faltan por completar por parte de la nueva incorporación.