Almacenar archivos en la nube: mejores opciones para tu ONG

Cada vez son más las organizaciones sin ánimo de lucro que apuestan por digitalizar sus procesos y almacenar sus servicios, acciones y proyectos en la nube. Estas decisiones, a diferencia del uso de sistemas de almacenamiento tradicionales, implican a nivel corporativo e interno un sin fin de ventajas. 

Tomar en cuenta estos cambios, ya sea para mejorar el trabajo colaborativo de tu entidad o para una optimización de los procesos, es una decisión que deja en un segundo plano las memorias USB y los discos duros externos.

¿Qué ventajas tiene usar servicios de almacenamiento en la nube?

Como hemos dicho antes, los beneficios de recurrir a los servicios de almacenamiento en la nube son muchos. 

• No solamente se contribuye a la centralización de la información, sino que se comparte con mayor facilidad. 
• Puedes tener un histórico de tus documentos. Consulta cambios, fechas y accesos realizados por parte de otras personas de tu equipo.
• La información almacenada está a salvo de potenciales ciberataques. Todas las entidades del Tercer Sector suelen manejar información sensible sobre personas usuarias o beneficiarias, por lo que es importante que esta sea protegida y almacenada de manera privada.
• Los servicios en la nube permiten acceder a la información almacenada en tiempo real, lo cual mejora de forma notable la productividad.
• Se puede acceder desde cualquier dispositivo sin necesidad de instalar sistemas complicados.
• Se optimizan los recursos, lo que supone un gran ahorro en términos económicos.
• El espacio de almacenamiento es flexible y adaptable a las necesidades y acciones que se llevan a cabo.

¿Cuáles son las principales plataformas que se usan para almacenar datos en la nube?

En la actualidad, existen muchos proveedores de almacenamiento virtual. Es normal verse confundido por la competencia que existe dentro de este sector, pero lo importante es aprender a encontrar y reconocer los aspectos que los diferencian y las ventajas que ofrecen para sus usuarios.

Vamos a darte algunos ejemplos de las plataformas de almacenamiento más utilizadas:

1. Dropbox: Es uno de los servicios más conocidos por todas las personas. El plan gratuito ofrece una capacidad de almacenamiento bastante limitada: solo 2 GB de espacio. Esta capacidad se puede ampliar si se comparte el servicio (invitando a un usuario ganas capacidad) o mediante pago mensual.
   
   
2. Google Drive: Cuenta con múltiples beneficios. Es un espacio de almacenamiento con versión gratuita con espacio disponible muy amplio (nada más registrarte obtienes 15 GB). Es uno de los espacios más versátiles gracias a las opciones que permite, como la edición de documentos en línea entre varios usuarios o el intercambio de documentos, que facilita mucho la labor a entidades y equipos.
   
   
3. iCloud: En este caso hablamos de un servicio de almacenamiento destinado únicamente a usuarios de Apple. Una de sus principales ventajas es que es muy completo, se puede almacenar todo tipo de información en la nube: calendarios, contactos, documentos, videos. Además, permite la conexión de dispositivos a la misma nube (iPad, Mac, Apple Watch, etc.).
   
   
4. OneDrive: Este sistema de almacenamiento está creado por Microsoft. Además de permitir almacenar, gestionar y compartir archivos, también facilita la integración y el uso de aplicaciones de Microsoft Office. A través de esta herramienta se puede realizar la edición de documentos por parte de todo un equipo, lo que facilita la forma colaborativa de trabajar y el acceso a ellos desde cualquier lugar.
   
   
5. Amazon S3: Es un servicio de almacenamiento de objetos que ofrece escalabilidad, disponibilidad de datos, seguridad y rendimiento líderes en el sector. Permite el almacenamiento y la protección de cualquier cantidad de datos para una amplia variedad de casos de uso, como lagos de datos, sitios web, aplicaciones nativas en la nube, copias de seguridad, archivo, machine learning y análisis.
   
   
6. Box: Una de las principales ventajas que ofrece es su seguridad y privacidad de los datos. Esta plataforma está en inglés y la versión gratuita ofrece un total de 10 GB de capacidad, aunque con un límite de tamaño de archivo de 250 MB. Por lo tanto no es muy recomendable para almacenar vídeo. Ofrece opciones de administración de permisos y control de accesos, muy útiles para entidades que guardan información sensible.
   
   
7. Mega: Posee unas medidas de seguridad y privacidad muy avanzadas para proteger tu información y otorgar todo el control sobre tus datos. Su aplicación para escritorio disponible en la aplicación de escritorio, permite subir y descargar archivos de forma muy rápida.

Elige el más adecuado para tu ONG

Para llegar a utilizar el sistema de gestión de almacenamiento más adecuado para tu entidad, es importante que tengas en cuenta aspectos como la seguridad, la integración y las necesidades específicas que requieren tus equipos. Para ello deberás hacer un análisis previo del tipo de documentos necesitas almacenar y manejar y de las funcionalidades que vas a incorporar o mantener en tu metodología de trabajo.

También es importante dedicar tiempo a pensar en el coste que va afrontar tu entidad y ver pros y contras de la incorporación de este sistema de almacenamiento para optimizar el funcionamiento de tu entidad. Recuerda que, principalmente, con la incorporación de estas plataformas, se simplifican los procesos de gestión y se aprovechan al máximo los tiempos, permitiendo una mejora en la productividad. Así que, si estás barajando la incorporación de un sistema de almacenamiento en la nube, piensa que será de gran ayuda para el desempeño de tu labor.