Herramientas digitales

Solución para reuniones, webinars y seminarios con descuento nonprofit

Recopilamos algunas de las plataformas para hacer reuniones, webinars y seminarios online con descuento para entidades sin ánimo de lucro. ¡Incluso gratis!


Durante los últimos 2 años, las entidades del Tercer Sector se han visto obligadas a experimentar con plataformas online para mantener su nivel de actividad conviviendo con la situación de la COVID-19.

Al igual que en el resto de sectores económicos, las ONG y fundaciones tuvieron que buscar el modo más rápido, eficiente y menos traumático para sus trabajadores de llevar su actividad offline al formato online, siempre que fuera posible. Este objetivo prioritario adelantó considerablemente la transformación digital de numerosas entidades.

Hay dos grupos de actividades que son especialmente sencillas de digitalizar:

  • las reuniones. Tanto internas como externas (con proveedores, financiadores u otro tipo de colaboradores)
  • los seminarios, conferencias, talleres y otras actividades grupales.

¿Qué características debe tener una solución tecnológica para reuniones o seminarios online?

En ambos casos las necesidades son muy similares:

  • Necesitamos un espacio online con acceso remoto
  • Este espacio debe ofrecer la suficiente flexibilidad como para tener 2 usuarios en una reunión, como para tener 1.000 asistentes a un seminario.
  • En ciertos casos, como webinars, necesitaremos crear un formulario de inscripción previa con toma de datos para identificar a los participantes
  • En caso de eventos privados, necesitaremos que el acceso sea restringido por invitación, aprobación o por contraseña
  • Las conexiones de audio, micrófono y vídeo tienen que ser fáciles de configurar para cualquier tipo de madurez digital de la persona.
  • Para actividades concretas, necesitaremos opciones de presentación de documentación o dinamización de contenido.

Existe una amplísima variedad de herramientas online que facilita la digitalización de estas actividades con las características anteriormente citadas pero, ¿cuánto cuesta? Conociendo las dificultades de financiación de la transformación digital de las fundaciones, ¿existen herramientas que realmente sean útiles para las ONG y otras entidades donde el presupuesto es muy ajustado? La respuesta es que sí, gracias a los descuentos y a ciertas plataformas que incluso ofrecen planes 100% gratuitos para entidades sin ánimo de lucro.

Plataformas para reuniones, seminarios, webinars y talleres online con descuentos para ONG

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Google Workspace (antes GSuite)

Google ofrece de forma totalmente gratuita varias de sus herramientas de trabajo en la nube a las entidades sin ánimo de lucro:

  • Gmail. Gestor de correo electrónico con el nombre y dominio de tu entidad.
  • Documentos. Creación y edición de documentos
  • Calendar. Calendario online compartido con equipos
  • Drive. Herramienta de trabajo colaborativo
  • Google Meet. Herramienta de reuniones online.  Permite videollamadas de hasta 1000 participantes. 

Google Meet es la solución de Google para nuestras videollamadas. Permite hasta 1.000 participantes y su objetivo es ayudarnos en mejorar la productividad y optimizar las operaciones. Está integrada con el resto de herramientas como el calendario o el correo electrónico.

Organizaciones de todo el mundo utilizan esta solución para su día a día, como por ejemplo, Nuru International o Thrive DC

Esta herramienta es totalmente gratuita. Puedes encontrar más información sobre Google Workspace en este enlace. Y más información sobre cómo funciona Google Meet, características premium y una guía para usuarios, en este otro enlace

Zoom

Zoom es la herramienta líder para las actividades que estamos tratando. Antes de la pandemia, era de las más conocidas para hacer reuniones online con los equipos, a través de un ordenador o un dispositivo móvil. Es muy fácil de utilizar, aunque en alguna ocasión ha tenido mala fama por la gestión de protección de datos.

Algunas de sus características principales:

  • Video y audio de buena calidad: puede transmitir video a 720p.
  • Cualquier participante indicado por el anfitrión, puede compartir una pantalla con el grupo. 
  • Permite la grabación de reuniones que se puede guardar localmente en tu ordenador.
  • Herramienta responsive, con las mismas funciones en dispositivos móviles. 
  • Programación desde Outlook y Chrome con complementos.

A diferencia de Google Workspace, Zoom sí tiene un coste aunque ofrecen descuento a entidades sin ánimo de lucro. Puedes encontrar más características de Zoom y sus planes en este enlace.

Microsoft 365 y Office 365 para ONG

Con Microsoft Teams cerramos las tres opciones más conocidas para reuniones y seminarios online. Microsoft Tech for Social Impact ofrece concesiones y descuentos a ONG de sus servicios como:

  • Microsoft 365,
  • Office 365,
  • Azure
  • Dynamics 365,
  • así como hardware Surface y software local.

Dentro de estos paquetes se encuentra el conocido Teams, un espacio online colaborativo para chatear, llamar y compartir información de una manera muy sencilla.

La solución de videollamadas y reuniones online está integrada con un espacio colaborativo de trabajo, lo que facilita compartir y crear documentos y archivos de forma ágil.

Microsoft Teams ofrece planes gratuitos y servicios complementarios de pago, con descuento para entidades sin ánimo de lucro. Puedes encontrar más características de Teams en este enlace, e información de cómo acceder a los descuentos por ONG en este otro.

Jitsi Meet

Mucho menos conocida que las tres opciones anteriores: Jitsi Meet. Si buscas una solución rápida, segura y sin complicaciones para tus reuniones online, esta es tu mejor opción. 

El aporte de valor frente a sus competidores es que no necesitas registrarte ni instalarte nada en tu ordenador para hacer uso del servicio. En su plan gratuito, ofrece:

  • Audio y vídeo de alta calidad
  • Acceso ilimitado de participantes, hasta un máximo de 100 al mismo tiempo
  • Encriptado de la actividad
  • Varios participantes pueden compartir su pantalla al mismo tiempo
  • Control remoto de escritorio de otros participantes
  • Integraciones con Google, Microsoft y Slack

Jitsi Meet tiene un buen plan gratuito, es de código abierto y, gracias a ello, puedes contar con grandes estándares de seguridad. Puedes saber más sobre Jitsi en este artículo de Xataka y empezar a trabajar con él en cualquier momento en su propia web

Webex

A medio camino entre las soluciones de las grandes corporaciones y las de código abierto, se encuentran otras opciones como Webex by CISCO. Este servicio online es famoso por la gestión de reuniones: nos permite crear eventos online de hasta 1.000 participantes, con opciones de compartir pantalla, pizarra interactiva y compartir documentación.

Pero, además de reuniones, Webex ofrece un completo espacio de trabajo que incluye chat, calendario y otras características parecidas a Google Workspace.

Webex ofrece un descuento del 60% para ONG hasta sus 100 primeros usuarios. 

Clickmeeting.

De las mejores soluciones existentes en el mercado para seminarios online, aunque hay que contar con presupuesto. Alguna de sus características que más nos gustan:

  • Gestión sencilla de la interfaz de administración para creación y seguimiento de webinars
  • Opciones de acceso con registro, sin registro, personalización de campos
  • Estadísticas de asistentes y su comportamiento
  • Línea temporal de eventos
  • Lanzamiento de invitaciones a bases de datos

Clickmeeting ofrece flexibilidad en sus planes y precio especial para ONG y entidades sin ánimo de lucro. En esta página podrás ver las diferencias entre los planes y una guía muy detallada sobre los casos de uso.

Google Classroom

Aunque al comienzo de este artículo ya hemos hablado de Google con su pack de Workspace, no podíamos acabar el listado de herramientas para hacer reuniones, webinars y seminarios online sin hablar de Google Classroom.

Esta solución de Google ofrece el ecosistema perfecto para talleres y cursos online de medio o largo recorrido. Está diseñada para la colaboración, con una estructura clara de personal docente - alumnado. Puede ser tu mejor opción cuando buscas la manera de digitalizar talleres offline o nuevos formatos de recursos formativos de largo recorrido.

En su plan gratuito, ofrecen, entre otras funcionalidades:

  • Facilidad de uso para el profesorado: pasa de una clase a una tarea o a un alumno con solo unos clics
  • Control de progreso del alumnado con boletín de calificaciones
  • Guarda las frases que uses a menudo en un repositorio de comentarios personalizable
  • Prepara y programa tareas, deberes y cuestionarios en varias clases, y controla cómo interactúan los alumnos con las herramientas de Classroom

Teniendo en cuenta que es una herramienta totalmente enfocada a formación online, y no podrás utilizarla para reuniones y otras funcionalidades, te recomendamos que analices bien las diferencias entre la versión gratuita y de pago para valorar si realmente esta es la solución que estás buscando.

 

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