Gestión financiera del Tercer Sector: ¿necesitan las ONG un ERP?

A menudo, las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) tienen que hacer frente a varios desafíos durante su jornada laboral diaria. Una de las mayores dificultades suele ser mantener un seguimiento y orden de los recursos disponibles, presupuestos y actividades a desarrollar. Con la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se puede brindar a una entidad apoyo para estos desafíos y para mejorar su eficiencia.

Un ERP es un software que ayuda a las organizaciones a administrar y automatizar sus procesos de negocio, incluyendo labores de finanzas, contabilidad, inventario, compras, ventas, producción, recursos humanos y muchas más. 

¿De qué formas el equipo y la organización de una entidad puede beneficiarse de un ERP? 

• Todos los datos en un espacio: mantener toda la información en una sola plataforma, nos permite evitar el duplicado de tareas y contribuye a la optimización de procesos. Además, los datos se mantienen actualizados, lo que reduce el riesgo de cometer errores o dar lugar a malentendidos.

• Automatización de procesos: desde la contabilidad y la gestión de proyectos hasta el seguimiento de donaciones y la gestión de recursos humanos. El sistema de automatización ahorra tiempo y reduce el “error humano”, lo que permite a las entidades centrarse en otras tareas más complejas.

• Progreso en la toma de decisiones: los datos centralizados y actualizados de un ERP muestran de manera más clara la situación financiera y operativa en la que se encuentra una entidad. Trabajar de esta manera, ayudará a los responsables de cualquier departamento a la hora de tomar decisiones, ya que estarán mejor informados y sus decisiones se basarán en datos en lugar de depender de la intuición o el conocimiento limitado
  
  
• Aumento del control: el ERP ayuda a las ONG a tener controlados sus gastos y, por lo tanto, a mejorar la gestión de los recursos de los que disponen, usándolos de manera más eficiente. En adelante, más personas podrán  llevar a cabo más proyectos en menos tiempo y con menos recursos.
  
  

• Mejora de la transparencia y responsabilidad: junto con el punto anterior, este es un paso clave en la actividad de una entidad. Un ERP proporciona una visión clara de dónde se están invirtiendo los fondos y recursos de cualquier departamento, lo que significa un aumento en la transparencia que se requiere para trabajar en un ambiente seguro. Aunque no parezca importante, esto para las entidades que dependen de las donaciones, ayudas y financiación externa es un punto a favor en su desempeño.

• La colaboración ya no será un problema: con este tipo de software, los trabajadores y personas voluntarias de la entidad podrán colaborar en las áreas de trabajo y compartir información con mayor eficacia sobre cualquier actividad. Esto hará que mejore la comunicación y la coordinación entre las distintas personas que lo requieran, creando así un beneficio en la efectividad y un aumento en el impacto laboral.

• Progreso en la escalabilidad: estos sistemas son flexibles para poder adaptarse y crecer con la organización, lo que significa que las entidades pueden continuar utilizando el mismo sistema a medida que aumentan sus proyectos, su personal y también conforme van variando sus necesidades. Esto eliminará la necesidad de cambiar a un nuevo sistema o software todo el trabajo ya realizado. También evitará invertir tiempo en volver a capacitar al personal para su uso.

  La octava y última ventaja es el ahorro de costes a largo plazo. Al principio, invertir en la implementación de un ERP nos puede ser caro, sin embargo, a largo plazo, puede hacer ahorrar a las ONG dinero, sobre todo en lo que se refiere a reducir recursos para realizar tareas manuales. Además, un ERP puede ayudar a las organizaciones a identificar áreas donde se están desperdiciando recursos y tomar medidas para reducir esos costos.

La digitalización es esencial para mejorar la eficiencia y eficacia de una organización

Existen varias marcas comerciales de ERP disponibles como, por ejemplo, Microsoft Dynamics, SAP Business One, entre muchos otros.

Además de los beneficios arriba mencionados, un ERP es una herramienta importante en el proceso de transformación digital de una ONG. La digitalización de las entidades del Tercer Sector suma en la mejora y la eficacia de una organización, y una herramienta digital como la que hablamos en este post, ayuda a facilitar este proceso al proporcionar una plataforma centralizada para la gestión de datos y procesos.

Con este tipo de sistemas, las entidades pueden recurrir a la digitalización de sus procesos internos, como la contabilidad, la gestión de inventarios, de compras y ventas, la gestión del equipo humano, y mucho más. Estos cambios ayudan a tener un mejor control sobre sus datos y procesos. Las decisiones pasan a tomarse de manera informada y con fundamento.

En resumen, al mejorar la eficiencia, la transparencia y la responsabilidad, un ERP puede ayudar a las ONG a cumplir su misión y maximizar el impacto de su trabajo en las personas.