En todos los sectores, la planificación económica de un proyecto digital es importante para garantizar su éxito. Pero en el caso de las entidades sin ánimo de lucro, esta planificación es crítica ya que los modelos de financiación de la actividad son diferentes al mercado de empresas con fines de lucro. Revisamos algunos aspectos clave que deben considerarse para gestionar costes y evitar sorpresas económicas.
Definición clara del proyecto y de su alcance
Antes de empezar, asegúrate de tener una definición clara de lo que se quiere lograr con el proyecto digital, dejando consensuados y documentados tanto los objetivos como los resultados esperados. Esto te ayudará a evitar desviaciones de recursos humanos, económicos y temporales.
Presupuesto detallado
Incluye todos los posibles gastos, desde el desarrollo de software hasta los costes de formación del personal y la gestión del cambio o la implementación. Ten en cuenta que existirán tanto costes directos como indirectos.
Reserva un porcentaje del presupuesto para imprevistos o cambios en el alcance del proyecto. Algo moderado pero que sirva de margen.
Selección de proveedores y herramientas
Si tu proyecto incluye herramientas digitales, al elegirlas considera tanto el coste inicial como los costes recurrentes de licencias, actualizaciones y mantenimiento. Evalúa las diferente opciones disponibles en el mercado antes de tomar la decisión final.
Opta por proveedores que te inspiren confianza, con buena reputación y que ofrezcan soporte transparente y ajustado a las necesidades reales de tu proyecto y de tu entidad.
Capacitación y cambio organizacional
Seguramente tu proyecto digital tendrá impacto en tu personal, por lo que no te olvides de presupuestar recursos para capacitar al personal en las nuevas herramientas digitales. Esto puede influir en los costos a corto y largo plazo.
Recuerda planificar el proceso de adaptación organizacional para minimizar la resistencia al cambio.
Seguimiento y evaluación de costes
Implementa un sistema sencillo y útil para monitorizar el progreso financiero del proyecto y ajusta el presupuesto según sea necesario. Si tu entidad no tiene un ERP, puede crear un documento sencillo pero estandarizado que ayude a la persona responsable a seguir el desarrollo del proyecto.
Una vez completado el proyecto, evalúa el impacto económico que ha supuesto y las desviaciones reales que ha habido para aprender y mejorar en futuras iniciativas.
Consideración del retorno de inversión social (SROI)
Existe una metodología en auge en el Tercer Sector que consiste en añadir la "S" de "Social" al término ROI (siglas en inglés de "retorno de la inversión"). En ciertos proyectos digitales puede medirse el Impacto Social cruzado con el Financiero: además de los costes, evalúa el impacto social del proyecto, el valor que el proyecto aporta a la comunidad.
Sostenibilidad a largo plazo
El punto crítico de los proyectos digitales del Tercer Sector. Te animamos a que tengas en cuenta los costes de mantenimiento y evolución para encontrar un modelo de financiación continuo de tus proyectos digitales. Considera cómo el proyecto digital se sostendrá financieramente en el tiempo, ya sea mediante donaciones recurrentes, asociaciones estratégicas o la generación de ingresos a través de servicios digitales (como por ejemplo, formaciones de pago).
Algunas estrategias clave para lograrlo:
1. Modelo de financiación continua: como establecer donaciones recurrentes, colaborar con aliados estratégicos y ofrecer servicios digitales .
2. Actualización y adaptación continua: adaptación a nuevas tecnologías y retroalimentación continua para mejorar el proyecto con el tiempo, hará que tu proyecto tenga oportunidades de ser financiado de nuevo en subvenciones públicas, entre otras.
3. Evaluación del impacto a largo plazo: medir resultados y publicar informes de sostenibilidad ayuda a justificar la inversión y atraer nuevos donantes, asegurando su compromiso continuo.
4. Gestión de riesgos: tener perfiles o contar con el apoyo para identificar riesgos técnicos y su impacto económico, puede ayudarte a prevenir gastos innecesarios.
Todos estos aspectos influyen en la sostenibilidad a largo plazo de un proyecto digital en el tercer sector, por lo que se requiere de una planificación cuidadosa que integre control técnico y de costes, adaptabilidad, evaluación constante y gestión de riesgos para asegurar el éxito a lo largo del tiempo.