Intranet corporativa: ¿qué es y cómo mejora los procesos de una entidad?

De una manera lógica, las entidades tienden a buscar la mejoría en la gestión del conocimiento y la información en su entorno organizacional interno. Para ello, en muchas ocasiones recurren a un sistema de organización, como la intranet corporativa, para poder llevar a cabo su labor de una manera más sencilla y cómoda.

¿Qué es una intranet corporativa?

Una intranet es un espacio privado cuyo funcionamiento se rige a través de tecnologías de Internet, y que sirve para aspectos fundamentales como compartir información, datos y recursos dentro de una organización.

Este sistema es una red segura e interna que solo está disponible para los miembros de un equipo y otras personas autorizadas de la organización. La intranet corporativa puede incluir una variedad de servicios y herramientas como, por ejemplo; el correo electrónico interno, sistemas de gestión de documentos, bases de datos internas, aplicaciones empresariales y otros recursos compartidos.

¿Cómo funciona este sistema de trabajo colaborativo y por qué es útil?

El objetivo principal que tiene una intranet es crear un espacio seguro a través del cual se distribuya la información interna a toda la organización. Esta información no solo será la que se almacena de manera permanente por parte de cada una de las personas que forman parte del equipo, sino que además facilita acciones como la comunicación de nuevas iniciativas, la administración de proyectos, documentos y nuevas políticas, la capacitación de las personas del equipo, entre muchas otras.

En definitiva, es una forma de mejorar la cultura comunicativa y organizativa de las entidades. Cabe destacar la comodidad que otorga este sistema, tanto para acceder a la información como para trabajar de forma colaborativa sobre ella, independientemente de la ubicación de la persona. Además, se permite la automatización de procesos y de los distintos grupos de trabajo, facilitando la creación de soluciones que sirven para aspectos como la solicitud de vacaciones, la selección de personal o de recursos humanos o la simple acción de compartir un archivo o que dos personas trabajen sobre él al mismo tiempo.

Más ventajas que debe conocer tu ONG

Además de los mencionados anteriormente, existen infinidad de beneficios que se adquieren al tener una intranet corporativa. Aquí vamos con algunos de ellos:

• Ahorro en tiempo y costes. Se reduce el tiempo de búsqueda y acceso a una información determinada.
• Trabajo colaborativo, aumento del trabajo en equipo. Ya lo hemos mencionado antes, pero queremos hacer hincapié en lo que fomenta esta ventaja: la colaboración entre los equipos y departamentos al proporcionar herramientas para compartir documentos, colaborar en proyectos y coordinar actividades.
• Seguridad. Se evita que toda persona ajena a la organización acceda a esta información, y que esta se altere o se borre sin conocer la fuente o el objetivo.
• Eficiencia operativa. Los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan para llevar a cabo sus tareas, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.
• Comunicación asertiva. Al centralizar la información se evitan malentendidos o dificultades a la hora de acceder a ella. Esto es una forma de hacer partícipes a las distintas personas que se requiere su presencia en un proyecto u otro.
• Gestión del conocimiento. La creación de un foro interno o un espacio para comunicarse y debatir, puede fomentar la difusión de nuevos conocimientos que ayuden en el aprendizaje del equipo.

Si crees que tu entidad necesita una transformación digital para mejorar y optimizar su organización interna, primero deberás establecer y definir un listado de propósitos y objetivos que creas que podrán mejorar o establecerse al implantar un sistema de este tipo.