Cuenta de correo electrónico con dominio propio: qué es y cómo crearla

La dirección de nuestro correo electrónico suele ser lo primero que ve cualquier persona de nuestra forma de trabajar, más adelante se van viendo más datos acerca de nuestra identidad corporativa o de la labor que desempeña nuestra entidad.

La comunicación es una de las vías más importantes de cualquier organización, forma parte de su ADN e imagen. Por ello, y teniendo en cuenta lo anteriormente comentado, es beneficioso hacer uso de una dirección de correo que sea el reflejo de la identidad de tu ONG o pyme del Tercer Sector.

¿Qué es un correo con dominio personalizado?

Una dirección de correo con dominio propio es un servicio de correo electrónico que se utiliza fundamentalmente para comunicarte con otras entidades del mismo sector, con tus clientes, con tus compañeros de equipo y con cualquier persona externa que se haya comunicado con tu entidad.

Este correo electrónico posee y hace uso del nombre de dominio de una organización en lugar de utilizar el de cualquier proveedor genérico de correo electrónico como, por ejemplo, Gmail.com o Outlook.com.

¿Por qué conviene tener un dominio propio para desarrollar mi labor como entidad sin ánimo de lucro?

Tener correo con dominio propio puede parecer un detalle sin importancia. Nosotros queremos compartir contigo algunas razones por las que es positivo que tu marca personal u organización se creen y hagan uso de este correo:

1.     Identidad profesional e imagen de marca propia

Adquirir una cuenta de correo electrónico personalizada con el nombre de tu organismo transmite una imagen de profesionalidad y seriedad. Al hacer uso de un servicio de correo electrónico se evita la comunicación a través de direcciones de correo electrónico genéricas o personales, que pueden dar una impresión poco fiable y profesional.

2.     Control, mayor seguridad y credibilidad

Cuando hacemos uso de un correo electrónico personalizado adquirimos el control sobre el servicio que damos y podemos establecer medidas de seguridad que nos sirvan para proteger la información que manejamos. Además, con esta medida, se reduce el riesgo de sufrir ciberataques.

3.     Buen marketing y fácil de recordar

Tener un nombre de dominio propio, que se refleje en nuestro correo, favorecerá a que nuestro sitio web esté mejor posicionado y, por lo tanto, encontrado de forma más sencilla por los buscadores. Una de las principales razones para adquirir un dominio personalizado está en favorecer la memorización del nombre de nuestro dominio. Cuanto más simplifiquemos en la creación de nuestro dominio, dejando de lado subdominios, menos complicaciones tendrá para ser recordado nuestro nombre. A esto sumamos la mejoría en nuestra presentación y en la de la imagen corporativa.

4.     Integración con otros servicios

Al tener un correo electrónico con dominio propio, se pueden integrar con facilidad otros servicios como calendarios, espacios comunes de trabajo que faciliten el trabajo colaborativo (como Google Workspace) y sistemas de gestión de correos electrónicos, lo que permite una mayor eficiencia en el trabajo en equipo y en la gestión de los proyectos de la entidad.

5.     Más privacidad

Hacer uso de este tipo de correos favorece de manera notable nuestra privacidad y control sobre la información que manejamos y compartimos a través de los correos que enviamos o que recibimos. Muchas organizaciones trabajan con personas beneficiarias de carácter vulnerable, cuya información debe ser guardada bajo la máxima privacidad posible.

6.     Soporte y asesoramiento

Cualquier configuración o edición puede llegar a ser complicadas para cualquier persona que no esté familiarizada con ciertos conceptos o que no tiene conocimientos de programación o bien relacionados con el desarrollo web.

Para cualquier contratiempo o situación que se presente y no sepamos como actuar, contar con el apoyo de un proveedor de correo web con servicio de asistencia es favorable para asesorarte o acompañarte en la correcta creación y administración de tus cuentas de correo electrónico.

7.     Sin publicidad

Tener una cuenta de correo gratuita o con subdominio puede ser un blanco fácil para recibir spam o publicidad no deseada. Sin embargo, si tenemos un dominio con nombre propio, que implica ser pagado, nos aseguramos la ausencia de correos no deseados por parte de compañías que no tienen nada que ver con nuestro desempeño laboral.

¿Cómo crear una dirección de correo electrónico propia? ¡Te explicamos paso a paso!

• Empieza eligiendo un proveedor de servicios de correo: haz un brainstorming y realiza una comparativa de las plataformas proveedoras de servicio de correo electrónico con facilidad para crear un dominio propio. Puedes tener en cuenta algunas como: Google Workspace o Microsoft 365.
• Registra tu nombre de dominio: Es importante elegir un nombre de Dominio que se asocie a tu entidad fácilmente. También deberá ser corto o sin palabras complicadas para ser recordado por cualquier persona, sean cuales sean sus capacidades digitales. Si el nombre ya está en uso, podrás añadir palabras o extensiones que te ayuden a completar tu registro (ejemplos: site, online, o tech).
• Utiliza tu dominio para crear tu correo corporativo: como ya habrás registrado el nombre de dominio de la web de tu entidad, te será más sencillo completar este punto para crear tu correo electrónico propio. Las opciones más utilizadas suelen ser:

1. nombre@nombreentidad.com/es
2. nombreyapellido@nombreentidad.com/es
3. Inicialnombre+apellido@nombreentidad.com/es
4. contacto@nombreentidad.com/es
5. hola@nombreentidad.com/es
   
   Elige la que mejor vaya con tu labor y estilo.

• Termina el proceso y mantenlo sencillo: cuando alguien reciba un correo electrónico por parte de tu organización sabrán reconocerlo y dar por hecho que la fuente de procedencia es fiable. Evita hacer uso de números o símbolos que compliquen tu identificación.

Una vez elegido el nombre y realizado el proceso, no olvides terminar la configuración y adaptar tu correo de la manera más óptima. Por ejemplo, te recomendamos crear una firma profesional para terminar de identificarte entre todos los correos.